ARCHIWIZACJA DOKUMENTACJI DOTYCZĄCEJ EWIDENCJI I KONTROLI RUCHU LUDNOŚCI ORAZ DOWODÓW OSOBISTYCH

SZKOLENIE ON-LINE ADRESACI SZKOLENIA: Szkolenie skierowane jest do pracowników urzędów miast, gmin, którzy odpowiedzialni są za porządkowanie, zewidencjonowanie i techniczne zabezpieczenie dokumentacji dotyczącej ewidencji i kontroli ruchu ludności oraz dowodów osobistych.

CEL SZKOLENIA: Przekazanie wiedzy na temat sposobu postępowania z dokumentacją dotyczącą ewidencji i kontroli ruchu ludności oraz dowodów osobistych pod kątem jej uporządkowania, zewidencjonowania, technicznego zabezpieczenia oraz przekazania do archiwum państwowego w części materiałów archiwalnych (kat. A) lub dalszego przechowywania/brakowania dokumentacji niearchiwalnej (kat. B).

Podczas szkolenia przewidziano czas na dyskusję oraz zadawanie pytań. PROGRAM SZKOLENIA OBEJMOWAĆ BĘDZIE NASTĘPUJĄCE ZAGADNIENIA:

9.00 – 9.10 Rozpoczęcie szkolenia i sprawy organizacyjne

9.10 – 11.00 Wprowadzenie

• Zarys historyczny kształtowania się polityki ewidencji i kontroli ruchu ludności oraz wydawania

dowodów osobistych w Polsce

• Stan prawny dotyczący ewidencji i kontroli ruchu ludności oraz wydawania dowodów osobistych obowiązujący od I połowy XX do końca I dekady XI wieku – ustawy, dekrety i akty wykonawcze

• Organizacja realizacji spraw związanych z ewidencją i kontrolą ruchu ludności oraz wydawania dowodów osobistych – podmioty (organy) odpowiedzialne za realizację i nadzór, zakresy odpowiedzialności i zadań, organizacja i sposób realizacji polityki kontroli ruchu ludności oraz wydawania dowodów osobistych.

• Dokumentacja dotycząca kontroli ruchu ludności oraz wydawania dowodów osobistych w świetle przepisów kancelaryjnych (obowiązujących w momencie jej wytworzenia oraz przepisów szczególnych) – klasyfikacja, kwalifikacja, sposób gromadzenia, systemy kancelaryjne, definicja sprawy.

11.00– 11.15 Przerwa

11.15 – 12.45 Charakterystyka dokumentacji dotyczącej kontroli ruchu ludności oraz wydawania dowodów osobistych

• Omówienie w porządku chronologicznym obowiązywania rodzajów dokumentów powstałych i zgromadzonych w związku z realizacją ewidencji i kontroli ruchu ludności oraz wydawania dowodów osobistych, w tym m.in. ksiąg meldunkowych, rejestrów mieszkańców, kart (KRM, KOM), wniosków, obowiązujących formularzy.

• Cezura czasowa obowiązywania poszczególnych dokumentów, relacje między nimi i zakres zawartych w nich danych.

• Na czym polegała specyfika sposobu prowadzenia spraw meldunkowych i związanych z wydawaniem dowodów osobistych – jakie dokumenty gromadzone były w ramach akt sprawy i co stanowiło jednostkę archiwalną?

• Meldunki i dowody osobiste jako przykład spraw prowadzonych przez wiele lat – czyli dlaczego dokumentacja zawarta w jednej jednostce archiwalnej lub wpisy zamieszczone w jednej księdze były tworzone przez wiele podmiotów? Co z tego wynika w kontekście dalszych prac archiwalnych?

12.45 – 13.00 Przerwa

13.00 – 14.00 Wartościowanie dokumentacji oraz zasady jej porządkowania, ewidencjonowania i technicznego zabezpieczenia

• Czy cała dokumentacja związana z ewidencją i kontrolą ruchu ludności oraz wydawania dowodów osobistych stanowi materiały archiwalne (kat. A)? – ustalanie wartości archiwalnej akt do kat. A i wydzielenie pozostałej dokumentacji do kat. B.

• Porządkowanie, ewidencjonowanie i techniczne zabezpieczenie materiałów archiwalnych dotyczących ewidencji i kontroli ruchu ludności oraz wydawania dowodów osobistych.

  - ustalenie przynależności zespołowej i przyporządkowanie materiałów archiwalnych do zespołu archiwalnego (zbioru) – jaki podmiot będzie twórcą dokumentacji tworzonej i gromadzonej przez wiele lat? - tworzenie jednostek archiwalnych – co będzie jednostką archiwalną? (koperta dowodowa, książka meldunkowa, rejestr, kartoteka…?)

  - ułożenie materiałów archiwalnych w obrębie jednostek archiwalnych – omówienie w ramach poszczególnych typów dokumentów

  - opisanie jednostek archiwalnych – omówienie elementów opisu jednostki archiwalnej (nazwa aktotwórcy, nazwa komórki organizacyjnej, oznaczenie kancelaryjne, oznaczenie kategorii archiwalnej, tytuł jednostki archiwalnej, daty skrajne)

  - jakim zabiegom konserwatorskim możemy poddać dokumentację?

  - sposób usunięcie elementów plastikowych/metalowych,

  - sposób ponumerowania stron w ramach jednostki archiwalnej

  - zabezpieczenie dokumentacji poprzez umieszczenie w odpowiednich opakowaniach zewnętrznych (teczki, koperty, pudła)

  - układ jednostek archiwalnych w obrębie zespołu archiwalnego – jaką kolejność nadać teczkom/kopertom w ramach przyjętego zespołu archiwalnego (zbioru)

  - sporządzenie ewidencji archiwalnej: spisy zdawczo-odbiorcze, spisy materiałów archiwalnych przekazywanych do archiwum państwowego, inne pomoce informacyjne (np. skorowidze alfabetyczne)

• Co z dokumentacją, która nie stanowi materiałów archiwalnych? – porządkowanie,

ewidencjonowanie, wydzielenie do brakowania/przygotowanie do dalszego przechowywania,

zasady brakowania

WYKŁADOWCA:

Wykładowca praktyk, dyplomowany archiwista specjalizujący się m.in. w obszarze prawa archiwalnego, metodyki pracy archiwalnej oraz zarządzania dokumentacją współczesną (tradycyjną i elektroniczną). Wdrożeniowiec systemów klasy EZD, koordynator czynności kancelaryjnych, koordynator merytoryczny systemu klasy EZD oraz osoba nadzorująca funkcjonowanie kancelarii, punktów kancelaryjnych oraz archiwum zakładowego w jednostkach

administracji publicznej. Długoletni pracownik sieci archiwów państwowych. Trener na kursach, szkoleniach kancelaryjnych i archiwalnych oraz nauczyciel zawodu technik archiwista.

Istnieje możliwość przekazania organizatorowi (w nieprzekraczalnym terminie do dnia 5 marca 2026 r.) pytań i propozycji zagadnień, które chcielibyście Państwo, aby zostały wyjaśnione w trakcie prowadzonego szkolenia (e-mail: biuro@mcdk.edu.pl).

TERMIN: 13 marca 2026 r. w godz. 9:00 – 14:00

FORMUŁA SZKOLENIA: Szkolenie zostanie przeprowadzone w formie webinaru. Webinar to nowoczesny format szkoleniowy (rodzaj e-learningu) wykorzystujący transmisję audio-wideo w czasie rzeczywistym. Ten format umożliwia pełną interakcję zarówno z prowadzącym jak i z innym uczestnikami szkolenia. Na spotkaniu dostępny będzie czat, na którym można będzie zabierać głos i zadawać pytania. Na 2 dni przed planowanym szkoleniem, każdej zapisanej osobie przekazany

zostanie link do szkolenia, a przed samym szkoleniem przeprowadzone będzie próbne połączenie w celu wyeliminowania ewentualnych problemów.

WYMAGANIA SPRZĘTOWE: Komputer ze stabilnym podłączeniem do Internetu, przeglądarka internetowa (preferowane Chrome, FireFox, Opera, Safari, Edge), głośniki lub słuchawki oraz mikrofon.

KOSZT: wynosi 540 zł brutto od osoby i obejmuje materiały szkoleniowe w formie elektronicznej wysłane do uczestników szkolenia, przeprowadzenie szkolenia on-line oraz zaświadczenia o uczestnictwie w szkoleniu w formie elektronicznej.

Prosimy zgłosić uczestnictwo mailem na biuro@mcdk.edu.pl lub telefonicznie na nr 22 636 94 26,

22 636 80 61 i przesłać mailem lub faksem imienną kartę zgłoszenia na nr 22 831 54 69.

Należność prosimy wpłacać na konto:

Bank Pekao S.A. Oddział w Warszawie 90 1240 6436 1111 0000 4584 9905;

Dla: Mazowieckie Centrum Doskonalenia Kadr, Al. Solidarności 72/17, 00-145 Warszawa,

z dopiskiem: za szkolenie USC/ON-LINE. w dn. 13.03.2026 r.