PORZĄDKOWANIE DOKUMENTACJI DOWODÓW OSOBISTYCH (TZN. KOPERT DOWODOWYCH)

SZKOLENIE ON-LINE

ADRESACI:

Pracownicy urzędów miast i gmin z komórek ds. ewidencji i obsługi dowodów osobistych, archiwiści zakładowi.

INFORMACJE O SZKOLENIU:

• Większość wytworzonej w urzędach miast i gmin papierowej dokumentacji dotyczącej dowodów osobistych stanowi kategorię A, która po przeprowadzeniu prac archiwizacyjnych polegających na uporządkowaniu, opisaniu i zewidencjonowaniu akt powinna być niezwłocznie przekazana do zasobu archiwum państwowego.

• Osoba prowadząca szkolenie przedstawi zakres prac związanych z kopertami dowodowymi zarówno w komórce merytorycznych wytwarzających daną dokumentację jak i archiwach zakładowych urzędów. Przybliży również wymogi archiwów państwowych dotyczące wspomnianej dokumentacji.

CELE I KORZYŚCI:

• Pozyskanie informacji nt. rodzajów kategorii archiwalnej i zasad ich opracowania

• Nabycie umiejętności w zakresie przygotowania spisów zdawczo odbiorczych do archiwum zakładowego i do archiwum państwowego

• Uzupełnienie wiedzy poprzez zapoznanie się z wymogami przykładowych archiwów państwowych w zakresie postępowania z dokumentacją dowodów osobistych.

• Umożliwienie pracownikom wykonywania obowiązków sprawniej i wydajniej

• Zdobycie nowych umiejętności praktycznych i wiedzy teoretycznej z zakresu porządkowania kopert dowodowych

• Minimalizacja możliwości popełnienia błędów, a co za tym idzie oszczędność czasu przy archiwizacji kopert

• Nabycie nowych umiejętności i możliwość wykorzystania ich w pracy

UCZESTNICY SZKOLENIA UZYSKAJĄ M.IN. ODPOWIEDZI NA PYTANIA:

• Od czego zacząć?

• Co zrobić by pozbyć się „zalegającego w szafie problemu” czyli kto porządkuje dokumentację kopert dowodowych?

• Jakie są obowiązki archiwisty, a jakie pracownika komórki merytorycznej?

• Gdzie można znaleźć wskazówki dotyczące porządkowania kopert dowodowych?

• Jak uporządkować koperty dowodowe przed przekazaniem ich do archiwum zakładowego?

• W co spakować koperty dowodowe?

• Z jakich formularzy korzystać?

• Jak wygląda ewidencja do kopert dowodowych?

• Co trzeba zrobić przed przekazaniem kopert dowodowych do archiwum państwowego?

PROGRAM:

1. Wniosek o dowód wraz załącznikami w świetle obowiązujących przepisów prawa trochę historii, ciekawostek, zagłębienia się w temat)

2. Etapy porządkowania kopert dowodowych

• Wydzielenie kopert dowodowych osób zmarłych

• Nadanie prawidłowej kwalifikacji archiwalnej w oparciu o jednolity rzeczowy wykaz akt (kat. A, BE50, B10)

• Układ dokumentów w teczce (wniosek, załączniki, fotografie, „stare” dowody osobiste, pisma urzędowe, decyzje administracyjne, korespondencja, koperty)

• Usuwanie części metalowych

• Dobór właściwego opakowania (teczka zwykła wiązana, teczka bezkwasowa, koperta bezkwasowa, pudło archiwalne)

• Paginacja dokumentacji kat. A

• Opis jednostki archiwalnej (aktotwórca, kategoria akt, tytuł teczki w oparciu o klasyfikację akt z wykazu akt, podtyłuł, daty skrajne, anteriory)

• Opis opakowania zbiorczego (zespół, sygnatura archiwalna)

• Ewidencja (spisy zdawczo-odbiorcze, notatki, skorowidze)

• Drobna konserwacja i profilaktyka konserwatorska akt dowodowych (podklejanie akt, fumigacja)

3. Wymogi i wytyczne archiwów państwowych przy opracowaniu kopert dowodowych.

4. Pytania od uczestników szkolenia.

WYKŁADOWCA:

WYKŁADOWCA PRAKTYK. Wieloletni pracownik archiwum w urzędzie. Ukończyła szkołę trenerów biznesu w Akademii Leona Koźmińskiego, Mistrzowską Szkołę Trenerów Biznesu, kurs kancelaryjno-archiwalny I i II stopnia. Przeprowadziła ponad 150 szkoleń, przeszkoliła ponad 3000 osób z zakresu archiwizacji. Udziela konsultacji komórkom merytorycznym w zakresie klasyfikacji i kwalifikacji archiwalnej, prowadzenia spraw, brakowań i opracowania akt. W pracy kieruje się zasadą: „Archiwizacja to nic trudnego, trzeba tylko wiedzieć jak się do tego zabrać.

Istnieje możliwość przekazania organizatorowi (w nieprzekraczalnym terminie do dnia

18 września 2025 r.) pytań i propozycji zagadnień, które chcielibyście Państwo, aby zostały wyjaśnione w trakcie prowadzonego szkolenia (e-mail: biuro@mcdk.edu.pl).

TERMIN: 30 września 2025 r. godz. 9:00 – 15:00

(w tym dwie przerwy: 10:30 – 10:45; 12:30 – 12:45)

UWAGA: Ze względu na ograniczoną liczbę uczestników, w razie dużej liczby zgłoszeń uruchomiona zostanie druga tura szkolenia. O zakwalifikowaniu na szkolenie decydować będzie kolejność zgłoszeń.

FORMUŁA SZKOLENIA: Szkolenie zostanie przeprowadzone w formie webinaru. Webinar to nowoczesny format szkoleniowy (rodzaj e-learningu) wykorzystujący transmisję audio-wideo w czasie rzeczywistym. Ten format umożliwia pełną interakcję zarówno z prowadzącym jak i z innym uczestnikami szkolenia. Na spotkaniu dostępny będzie czat, na którym można będzie zabierać głos i zadawać pytania. Na 2 dni przed planowanym szkoleniem, każdej zapisanej osobie przekazany zostanie link do szkolenia, a przed samym szkoleniem przeprowadzone będzie próbne połączenie w celu wyeliminowania ewentualnych problemów.

WYMAGANIA SPRZĘTOWE: Komputer ze stabilnym podłączeniem do Internetu, przeglądarka internetowa (preferowane Chrome, FireFox, Opera, Safari, Edge), głośniki lub słuchawki oraz mikrofon.

KOSZT: wynosi 499 zł brutto od osoby i obejmuje materiały szkoleniowe w formie elektronicznej wysłane do uczestników szkolenia, przeprowadzenie szkolenia on-line oraz zaświadczenia o uczestnictwie w szkoleniu w formie elektronicznej.

Prosimy zgłosić uczestnictwo mailem na biuro@mcdk.edu.pl a jeśli brak możliwości to telefonicznie na nr 22 636 94 26, 22 636 80 61 i przesłać mailem lub faksem imienną kartę zgłoszenia na nr 22 831 54 69.

Należność prosimy wpłacać na konto:

Bank Pekao S.A. Oddział w Warszawie 90 1240 6436 1111 0000 4584 9905;

Dla: Mazowieckie Centrum Doskonalenia Kadr, Al. Solidarności 72/17, 00-145 Warszawa, z dopiskiem: za szkolenie USC/ON-LINE. w dn. 30.09.2025 r.