PORZĄDKOWANIE DOKUMENTACJI: KARTY EWIDENCYJNE REJESTRU MIESZKAŃCÓW (KRM), INDYWIDUALNA KARTY OSOBOWE MIESZKAŃCÓW (KOM),

SZKOLENIE ON-LINE ADRESACI: Pracownicy urzędów miast i gmin z komórek ds. ewidencji i obsługi dowodów osobistych, archiwiści zakładowi.

INFORMACJE O SZKOLENIU:

• Część wytworzonej w urzędach miast i gmin papierowej dokumentacji dotyczącej w/w zagadnień zgodnie z wytycznymi pracowników archiwum państwowego stanowi kategorię A, która po przeprowadzeniu prac archiwizacyjnych polegających na uporządkowaniu, opisaniu i

zewidencjonowaniu akt powinna być niezwłocznie przekazana do zasobu archiwum państwowego.

• Osoba prowadząca szkolenie przedstawi zakres prac archiwizacyjnych zarówno w komórce merytorycznej wytwarzającej daną dokumentację jak i archiwach zakładowych urzędów.

CELE I KORZYŚCI

• Pozyskanie informacji dotyczącej zasad opracowania różnych kategorii archiwalnych.

• Nabycie umiejętności w zakresie przygotowania spisów zdawczo odbiorczych do archiwum zakładowego i do archiwum państwowego.

• Umożliwienie pracownikom wykonywania obowiązków sprawniej i wydajniej.

• Zdobycie nowych umiejętności praktycznych i wiedzy teoretycznej z zakresu porządkowania w/w dokumentacji.

• Minimalizacja możliwości popełnienia błędów, a co za tym idzie oszczędność czasu przy archiwizacji w/w dokumentacji.

• Nabycie nowych umiejętności i możliwość wykorzystania ich w pracy.

UCZESTNICY SZKOLENIA UZYSKAJĄ M.IN. ODPOWIEDZI NA PYTANIA:

• Kto porządkuje dokumentację? Jakie są obowiązki archiwisty, a jakie pracownika komórki merytorycznej?

• Gdzie można znaleźć wskazówki dotyczące porządkowania kopert dowodowych?

• Jak uporządkować dokumentację KRM-ów i KOM- ów przed przekazaniem do archiwum zakładowego?

• Z jakich formularzy korzystać?

• Jak wygląda ewidencja?

• Co trzeba zrobić przed przekazaniem akt do archiwum państwowego?

PROGRAM:

1. Ogólne zasady archiwizacji

• Prowadzenie spraw

• Jednolity rzeczowy wykaz akt

• Rodzaje kategorii archiwalnych (kat A, kat. B, kat BE, kat Bc).

• Zasady opracowania różnych kategorii archiwalnych

• Brakowanie dokumentacji

• Opis teczki i pudła archiwalnego

• Materiały bezkwasowe

• Ewidencja – sporządzanie spisu zdawczo-odbiorczego

• Konserwacja i profilaktyka konserwatorska

2. Karty Ewidencyjne Rejestru Mieszkańców (KRM) 1962 -1974.

• Sposób prowadzenia zbiorów meldunkowych

• Układ kart w teczce bezkwasowej

• Załączniki do kart

• Opakowanie na dokumentację

• Opis teczki – aktotwórca, tytuł teczki, daty skrajne

• Opis pudła

• Spis zdawczo-odbiorczy

3. Indywidualna Karta Osobowa Mieszkańca (KOM) 1975-2011

• Przepisy prawne regulujące sposób postępowania

• Sposób prowadzenia ewidencji ludności

• Zbiory danych

• Układ kart w teczce bezkwasowej

• Załączniki do kart

• Opakowanie na dokumentację

• Opis teczki – aktotwórca, tytuł teczki, daty skrajne

• Opis pudła

• Spis zdawczo-odbiorczy

4. Koperty dowodowe

• Trochę historii

• Układ kopert dowodowych

• Załączniki i inne dokumenty

• Usunięcie części metalowych

• Opakowanie na dokumentację

• Opis teczki – aktotwórca, tytuł teczki, daty skrajne

• Opis pudła

• Spis zdawczo-odbiorczy

• Porównanie wytycznych wybranych Archiwów Państwowych w zakresie opracowania kopert dowodowych

5. Księgi meldunkowe

• Przepisy prawne

• Aktotwórca

• Tytuł teczki

• Dodatkowe informacje

• Paginacja

• Załączniki

• Ewidencja

6. Zasady przekazywania akt do Archiwum Państwowego

• Kiedy i jaką dokumentację przekazuje się do Archiwum Państwowego?

• Kto przekazuje materiały do Archiwum Państwowego?

• Poinformowanie Dyrekcji Archiwum Państwowego o rozpoczęciu prac.

• Dane wymagane Rozporządzeniem Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z 2015 roku.

• Spis zdawczo-odbiorczy i skorowidze

• Poinformowanie Dyrekcji Archiwum Państwowego o zakończeniu prac

• Dostarczenie uporządkowanych, zewidencjonowanych i zabezpieczonych technicznie akt wraz z ewidencją

7. Pytania od uczestników szkolenia.

WYKŁADOWCA:

WYKŁADOWCA PRAKTYK. Wieloletni pracownik archiwum w urzędzie. Ukończyła szkołę trenerów biznesu w Akademii Leona Koźmińskiego, Mistrzowską Szkołę Trenerów Biznesu, kurs kancelaryjno-archiwalny I i II stopnia. Przeprowadziła ponad 150 szkoleń, przeszkoliła ponad 3000 osób z zakresu archiwizacji. Udziela konsultacji komórkom merytorycznym w zakresie klasyfikacji i kwalifikacji archiwalnej, prowadzenia spraw, brakowań i opracowania akt. W pracy kieruje się zasadą: „Archiwizacja to nic trudnego, trzeba tylko wiedzieć jak się do tego zabrać.

Istnieje możliwość przekazania organizatorowi (w nieprzekraczalnym terminie do dnia 6 listopada 2025 r.) pytań i propozycji zagadnień, które chcielibyście Państwo, aby zostały wyjaśnione w trakcie prowadzonego szkolenia (e-mail: biuro@mcdk.edu.pl).

TERMIN: 19 listopada 2025 r. godz. 9:00 – 14:30

(w tym dwie przerwy: 10:30 – 10:45; 12:30 – 12:45)

UWAGA: Ze względu na ograniczoną liczbę uczestników, w razie dużej liczby zgłoszeń uruchomiona zostanie druga tura szkolenia. O zakwalifikowaniu na szkolenie decydować będzie kolejność zgłoszeń.

FORMUŁA SZKOLENIA: Szkolenie zostanie przeprowadzone w formie webinaru. Webinar to nowoczesny format szkoleniowy (rodzaj e-learningu) wykorzystujący transmisję audio-wideo w czasie rzeczywistym. Ten format umożliwia pełną interakcję zarówno z prowadzącym jak i z innym uczestnikami szkolenia. Na spotkaniu dostępny będzie czat, na którym można będzie zabierać głos i zadawać pytania. Na 2 dni przed planowanym szkoleniem, każdej zapisanej osobie przekazany zostanie link do szkolenia, a przed samym szkoleniem przeprowadzone będzie próbne połączenie w celu wyeliminowania ewentualnych problemów.

WYMAGANIA SPRZĘTOWE: Komputer ze stabilnym podłączeniem do Internetu, przeglądarka internetowa (preferowane Chrome, FireFox, Opera, Safari, Edge), głośniki lub słuchawki oraz mikrofon.

KOSZT: wynosi 499 zł brutto od osoby i obejmuje materiały szkoleniowe w formie elektronicznej wysłane do uczestników szkolenia, przeprowadzenie szkolenia on-line oraz zaświadczenia o uczestnictwie w szkoleniu w formie elektronicznej.

Prosimy zgłosić uczestnictwo mailem na biuro@mcdk.edu.pl a jeśli brak możliwości to telefonicznie na nr 22 636 94 26, 22 636 80 61 i przesłać mailem lub faksem imienną kartę zgłoszenia na nr 22 831 54 69.

Należność prosimy wpłacać na konto:

Bank Pekao S.A. Oddział w Warszawie 90 1240 6436 1111 0000 4584 9905;

Dla: Mazowieckie Centrum Doskonalenia Kadr, Al. Solidarności 72/17, 00-145 Warszawa, z dopiskiem: za

szkolenie USC/ON-LINE. w dn. 19.11.2025 r.