PORZĄDKOWANIE DOKUMENTACJI KSIĄG MELDUNKOWYCH

SZKOLENIE ON-LINE ADRESACI

Pracownicy urzędów miast i gmin z komórek ds. ewidencji i obsługi dowodów osobistych, archiwiści zakładowi.

Informacje o szkoleniu

• Szkolenie poświęcone jest praktycznym aspektom porządkowania, opisywania oraz ewidencjonowania ksiąg meldunkowych - dokumentacji zaliczanej do kategorii archiwalnej BE50.

• Podczas szkolenia zostaną omówione:

o   zasady pracy z dokumentacją kategorii BE50,

o   zakres prac archiwizacyjnych obejmujący komórki merytoryczne, archiwa zakładowe,

o   etapy przygotowania dokumentacji do przekazania do archiwum zakładowego, a następnie do archiwum państwowego.

Cele i korzyści

• Pozyskanie wiedzy na temat opracowywania dokumentacji kategorii A i BE50,

• Zdobycie praktycznych umiejętności przygotowywania spisów zdawczo-odbiorczych,

• Podniesienie efektywności codziennej pracy związanej z dokumentacją,

• Zwiększenie bezpieczeństwa i poprawności działań archiwizacyjnych,

• Redukcja błędów i oszczędność czasu w procesie porządkowania ksiąg,

• Rozwój kompetencji zawodowych - możliwość wykorzystania nowych umiejętności w codziennej pracy.

Uczestnicy szkolenia uzyskają m.in. odpowiedzi na pytania:

•  Wielkie porządki - co wyrzucić, a co przekazać do archiwum?

• Jakie obowiązki ma pracownik, a jakie archiwista?

• W jaki sposób układać księgi meldunkowe - alfabetycznie czy losowo?

• Co zrobić z załącznikami - dołączyć czy odseparować?

• Jak poprawnie sporządzić spis - ręcznie czy na formularzu?

• W co zapakować dokumentację - torba, teczka czy pudło?

Program:

1.      Przepisy regulujące sposób prowadzenia zbiorów meldunkowych.

2.      Forma zbioru meldunkowego.

3.      Kwalifikacja i klasyfikacja w oparciu o wykaz akt.

4.      Rodzaje kategorii archiwalnych (kat A, kat. B, kat BE, kat Bc).

5.      Książki meldunkowe – krótka historia.

6.      Zadania:

• pracownika komórki merytorycznej (archiwizacja ksiąg meldunkowych będących w posiadaniu komórki, sporządzenie spisu do archiwum zakładowego, przekazanie uporządkowanych akt do archiwum),

• pracownika archiwum zakładowego (zgłoszenie ksiąg meldunkowych  do ekspertyzy archiwalnej, dostosowanie ksiąg do wymogów ekspertyzy Archiwum Państwowego, sporządzenie spisu zdawczo-odbiorczego do AP).

7.      Książka meldunkowa:

• załączniki,

• części metalowe,

• paginacja.

8.      Opis teczki:

• aktotwórca,

• kategoria archiwalna,

• tytuł i podtytuł: - Książka Meldunkowa, Domowa Książka Meldunkowa, Domowa (Gromadzka) Książka Meldunkowa), Domowa Lista Meldunkowa,

  - ulice, zmiany nazw ulic, numeracja ulic, - właściciel domu, - prowadzący meldunki, - hipoteka, - nr komisariatu Milicji Obywatelskiej,

  - rejon. - daty skrajne. - data założenia książki meldunkowej, ostatni wpis w książce

  - sygnatura archiwalna (archiwista)

9.      Drobna konserwacja i profilaktyka konserwatorska akt dowodowych (podklejanie stron, fumigacja).

10.   Ewidencja: - układ ksiąg meldunkowych na spisie zdawczo-odbiorczym, - formularz spisu zdawczo-odbiorczego - różnice między spisem do archiwum zakładowego, a spisem do archiwum państwowego.

11.   Wytyczne dla materiałów bezkwasowych (teczki i pudła archiwalne).

12.   Opis opakowania zbiorczego (zespół, sygnatura archiwalna).

13.   Pytania od uczestników szkolenia.

Wykładowca:

WYKŁADOWCA PRAKTYK. Wieloletni pracownik archiwum w urzędzie. Ukończyła szkołę trenerów biznesu w Akademii Leona Koźmińskiego, Mistrzowską Szkołę Trenerów Biznesu,  kurs kancelaryjno-archiwalny I i II stopnia. Przeprowadziła ponad 150 szkoleń, przeszkoliła ponad 3000 osób z zakresu archiwizacji. Udziela konsultacji komórkom merytorycznym w zakresie klasyfikacji i kwalifikacji archiwalnej, prowadzenia spraw, brakowań i opracowania akt. W pracy kieruje się zasadą: „Archiwizacja to nic trudnego, trzeba tylko wiedzieć jak się do tego zabrać.

Istnieje możliwość przekazania organizatorowi (w nieprzekraczalnym terminie do dnia 14 października 2025 r.) pytań i propozycji zagadnień, które chcielibyście Państwo, aby zostały wyjaśnione w trakcie prowadzonego szkolenia (e-mail: biuro@mcdk.edu.pl).

Termin: 28 października  2025 r. godz. 9:00 – 15:00 (w tym dwie przerwy:   10:30 – 10:45; 12:30 – 12:45)

UWAGA: Ze względu na ograniczoną liczbę uczestników, w razie dużej liczby zgłoszeń uruchomiona zostanie druga tura szkolenia. O zakwalifikowaniu na szkolenie decydować będzie kolejność zgłoszeń.

Formuła szkolenia: Szkolenie zostanie przeprowadzone w formie webinaru. Webinar to nowoczesny format szkoleniowy (rodzaj e-learningu) wykorzystujący transmisję audio-wideo w czasie rzeczywistym. Ten format umożliwia pełną interakcję zarówno z prowadzącym jak i z innym uczestnikami szkolenia. Na spotkaniu dostępny będzie czat, na którym można będzie  zabierać głos i zadawać pytania. Na 2 dni przed planowanym szkoleniem, każdej zapisanej osobie przekazany zostanie link do szkolenia, a przed samym szkoleniem przeprowadzone będzie próbne połączenie w celu wyeliminowania ewentualnych problemów.

Wymagania sprzętowe: Komputer ze stabilnym podłączeniem do Internetu, przeglądarka internetowa (preferowane Chrome, FireFox, Opera, Safari, Edge), głośniki lub słuchawki oraz mikrofon.

Koszt: wynosi 499 zł brutto od osoby i obejmuje materiały szkoleniowe w formie elektronicznej wysłane do uczestników szkolenia, przeprowadzenie szkolenia on-line oraz zaświadczenia o uczestnictwie w szkoleniu w formie elektronicznej.

Prosimy zgłosić uczestnictwo  mailem  na biuro@mcdk.edu.pl a jeśli brak możliwości to  telefonicznie na nr 22 636 94 26, 22 636 80 61 i przesłać mailem lub faksem imienną kartę zgłoszenia na nr 22 831 54 69.

Należność prosimy wpłacać na konto:

Bank Pekao S.A. Oddział w Warszawie 90 1240 6436 1111 0000 4584 9905; Dla: Mazowieckie Centrum Doskonalenia Kadr, Al. Solidarności 72/17, 00-145 Warszawa, z dopiskiem: za szkolenie USC/ON-LINE. w dn. 28.10.2025 r.