WDROŻENIE SYSTEMU EZD W ADMINISTRACJI PUBLICZNEJ

SZKOLENIE ON-LINE ADRESACI SZKOLENIA:

Podmioty publiczne, które planują wdrożenie systemu EZD (lub są w trakcie wdrożenia):

• kierownicy jednostek organizacyjnych, sekretarze JST

• osoby odpowiedzialne za procesy zarządzania dokumentacją w podmiocie oraz sprawujące nadzór nad tymi procesami

• osoby odpowiedzialne za wdrożenie systemu klasy EZD w podmiocie

• pracownicy odpowiedzialni za realizację spraw i wykonujący czynności kancelaryjne

• archiwiści; osoby realizujące zadania archiwum zakładowego/składnicy akt

• koordynatorzy czynności kancelaryjnych

• koordynatorzy techniczni systemów klasy EZD

• koordynatorzy merytoryczni systemów klasy EZD.

CELE SZKOLENIA:

Przekazanie kompleksowej wiedzy, niezbędnej dla prawidłowego wdrożenia EZD i systemu klasy EZD w podmiocie publicznym. Podczas szkolenia omówione zostaną poszczególne etapy wdrożenia, potrzebne zasoby, środki i metody. Nabyta wiedza i umiejętności pozwolą na zaplanowanie i realizację całego procesu wdrożeniowego oraz dalszą pracę w środowisku systemu EZD w codziennym funkcjonowaniu podmiotu.

PROGRAM SZKOLENIA:

9.00 – 9.10 Rozpoczęcie szkolenia i sprawy organizacyjne

9.10 – 10.30 Wprowadzenie do EZD: idea, definicja, cel

• Uwarunkowania prawne wdrożenia EZD w podmiocie publicznym

• Dlaczego w podmiotach publicznych wdrażany jest system EZD– konieczność czy wygoda?

• System kancelaryjny a system wykonywania czynności kancelaryjnych – czym się różnią?

• Kilka wariantów jeden wybór – systemy wykonywania czynności kancelaryjnych i systemy zarządzania dokumentami elektronicznymi

• Podstawowe pojęcia – m. in. EZD, system EZD, system klasy EZD, skład chronologiczny, naturalny dokument elektroniczny, odwzorowanie cyfrowe, metadane

10.30– 10.45 Przerwa

10.45 – 13.00 Jak wdrożyć system EZD - etapy

• Przygotowanie otoczenia prawnego, organizacyjnego i technologicznego, w tym szkolenia dla poszczególnych grup pracowników podmiotu

• Produkcyjne uruchomienie systemu EZD

• Rozpoczęcie dokumentowania spraw elektronicznie i uruchomienie składu chronologicznego

• Minimalizacja spraw prowadzonych w sposób tradycyjny na rzecz prowadzenia spraw elektronicznie

• Integracja systemu EZD z pozostałymi systemami informatycznymi

• Doskonalenie i stałe monitorowanie wykorzystania systemu oraz jego usprawnianie

• O czym warto pamiętać na każdym z etapów procesu wdrożeniowego

13.00 – 13.15 Przerwa

13.15 – 14.15 Zasady i organizacja pracy urzędu w modelu EZD

• System EZD a system tradycyjny: omówienie podstawowych różnic (akta spraw elektronicznie vs papierowo; zarządzanie teczką aktową vs sprawą, archiwum zakładowe/składnica akt; co się dzieje z papierem przy EZD)

• Elektroniczne zarządzanie dokumentacją – podstawowy sposób dokumentowania przebiegu spraw.

Obsługa/zarządzanie wyjątkami od EZD/współpraca między komórkami organizacyjnymi przy realizacji spraw/prowadzenie składów chronologicznych

• Obieg dokumentacji (w tym przykłady spraw lub grup dokumentów wymagających opracowania szczególnych procedur postępowania)

• Zakresy zadań i odpowiedzialności

  - punkty kancelaryjne (kancelaria, sekretariat)

  - osoby dekretujące

  - pracownicy merytoryczni

  - koordynator czynności kancelaryjnej

  - koordynator merytoryczny systemu EZD

  - koordynator techniczny systemu EZD

  - archiwista (osoba realizująca zadania archiwum zakładowego/składnicy akt)
  

14.15-14.30 Przerwa

14.30-15.30 Obsługa dokumentacji w archiwum zakładowym/składnicy akt w modelu EZD

• Pojęcie archiwum zakładowego/składnicy akt w kontekście systemu EZD

• Jak zabezpieczyć dane w systemie (RODO)

• Przekazywanie dokumentacji do archiwum zakładowego/składnicy akt (zasady porządkowania dokumentacji elektronicznej, papierowej, składów chronologicznych, spisy zdawczo-odbiorcze)

• Przejmowanie dokumentacji papierowej i elektronicznej do archiwum

• Udostępnianie dokumentacji papierowej i elektronicznej

• Skontrum dokumentacji zgromadzonej w archiwum zakładowym/składnicy akt

• Wycofywanie dokumentacji ze stanu archiwum zakładowego/składnicy akt

• Porządkowanie dokumentacji w archiwum zakładowym/składnicy akt

• Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej w postaci elektronicznej i papierowej– podstawy prawne,

tryb, zasady

• Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwów państwowych w postaci elektronicznej i papierowej – podstawy prawne, sposób, zasady
  

FORMA SZKOLENIA:

Szkolenie online: Podczas szkolenia przewidziano czas na dyskusję oraz zadawanie pytań. Przy każdym

z omawianych zagadnień będą przytaczane przez prelegenta tzw. przykłady z życia wzięte oraz

propozycje dobrych praktyk.

MATERIAŁY SZKOLENIOWE:

Materiały szkoleniowe poza prezentacją zawierać będą: zbiór obowiązujących aktów prawnych w przedmiocie szkolenia, przykładowe rozwiązania wewnętrznych regulacji prawnych związanych z zarządzaniem dokumentacją (m.in. instrukcja kancelaryjna, instrukcja archiwalna, jednolity rzeczowy wykaz akt, procedura użytkowania systemu EZD, zarządzenia wewnętrzne kierownika podmiotu), wizualizacje wzorów formularzy (np. spisu spraw, spisów zdawczo-odbiorczych, wykazu spisów zdawczo-odbiorczych, spisu materiałów archiwalnych przekazywanych do archiwum państwowego, wniosku na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej wraz ze spisem).

Mazowieckie Centrum Doskonalenia Kadr®

Biuro: al. Solidarności 72 lok. 17, 00-145 Warszawa

tel.: 22 636 94 26, 22 636 80 61, tel./faks: 22 831 54 69

Bank Pekao S.A. Oddział w Warszawie 90 1240 6436 1111 0000 4584 9905

NIP: 525-238-23-40; REGON:140809500

e-mail: biuro@mcdk.edu.pl, www.doskonaleniekadr.pl

WYKŁADOWCA: Trener praktyk. Dyplomowany archiwista specjalizujący się m. in. w obszarze prawa archiwalnego, metodyki pracy archiwalnej oraz zarządzania dokumentacją współczesną (tradycyjną i elektroniczną). Wdrożeniowiec systemów klasy EZD, koordynator czynności kancelaryjnych, koordynator merytoryczny systemu klasy EZD oraz osoba nadzorująca funkcjonowanie kancelarii, punktów kancelaryjnych oraz archiwum zakładowego w jednostkach administracji publicznej. Długoletni pracownik sieci archiwów państwowych. Trener na kursach, szkoleniach kancelaryjnych i archiwalnych oraz nauczyciel zawodu technik archiwista.

TERMIN: 26 lutego 2026 r., w godz. 9:00 – 15:30.

INFORMACJE ORGANIZACYJNE: Chęć uczestnictwa prosimy zgłaszać mailowo biuro@mcdk.edu.pl lub

telefonicznie na nr 22 636 94 26 oraz przesłać kartę zgłoszenia mailem: (w przypadku niemożności przesłania skanu karty za pośrednictwem poczty elektronicznej prosimy o przesłanie jej faksem na nr 22 831 54 69). Mail z linkiem do szkolenia zostanie wysłany uczestnikom na 2 dni robocze przed szkoleniem.

PRZY ZGŁOSZENIU POWYŻEJ 2 OSÓB UDZIELAMY RABATU W WYSOKOŚCI 10%.

WYMAGANIA SPRZĘTOWE: Komputer ze stabilnym podłączeniem do Internetu, przeglądarka internetowa

(preferowane Chrome, FireFox, Opera, Safari, Edge), głośniki lub słuchawki i mikrofon.

KOSZT: wynosi 580 zł brutto od osoby i obejmuje materiały szkoleniowe w formie elektronicznej wysłane do uczestników szkolenia, przeprowadzenie szkolenia on-line oraz zaświadczenia w formie elektronicznej o uczestnictwie w szkoleniu.

(Przedstawiona powyżej cena dotyczy szkolenia dla administracji publicznej, którego realizacja jest w co najmniej 70% finansowana ze środków publicznych oraz służy podniesieniu kwalifikacji zawodowych uczestników szkolenia. W innym przypadku zastrzegamy sobie prawo do doliczenia 23% stawki podatku VAT.)

Należność prosimy wpłacać na konto: Bank Pekao S.A. Oddział w Warszawie 90 1240 6436 1111 0000 4584 9905 Dla: Mazowieckie Centrum Doskonalenia Kadr; al. Solidarności 72/17, 00-145 Warszawa, z dopiskiem: za szkolenie w dniu 26.02.2026.

Uwaga: Istnieje także możliwość zorganizowania szkolenia obejmującego powyższą tematykę jako szkolenia zamkniętego dla pracowników konkretnego Urzędu w siedzibie Zamawiającego w uzgodnionej cenie i terminie dogodnym dla Zamawiającego.