ZARZĄDZANIE DOKUMENTACJĄ W ADMINISTRACJI PUBLICZNEJ W MODELU EZD

SZKOLENIE ON-LINE ADRESACI SZKOLENIA:

• Podmioty publiczne, w których funkcjonują archiwa zakładowe i składnice akt

• Podmioty, które wdrożyły lub planują wdrożenie systemu EZD

• Pracownicy tych podmiotów, w szczególności:

  - osoby odpowiedzialne za zapewnienie właściwego zarządzania dokumentacją w podmiocie oraz sprawujące nadzór nad funkcjonowaniem archiwum zakładowego/składnicy akt,

  - pracownicy odpowiedzialni za realizację spraw i wykonujących czynności kancelaryjne

  - archiwiści,

  - koordynatorzy czynności kancelaryjnych,

  - koordynatorzy merytorycznych systemów klasy EZD.

CELE SZKOLENIA:

Celem szkolenia jest kompleksowe przedstawienie zagadnień związanych z prawidłowym sposobem postępowania z dokumentacją w różnej postaci (tradycyjnej i elektronicznej) w systemie wykonywania czynności EZD, w aspekcie prawnym, organizacyjnym i technicznym. Zostaną omówione zagadnienia stricte kancelaryjne i archiwalne charakterystyczne dla funkcjonowania systemu EZD, z uzupełnieniem wiedzy o systemach dziedzinowych oraz wyszczególnieniem powszechnie wykorzystywanych środków komunikacji elektronicznych. Celem dopełnienia obrazu idei elektronicznego zarządzania dokumentacją, zaprezentowane zostanie zestawienie systemu EZD i pracy w tym systemie z klasycznym systemem tradycyjnym (papierowym) wraz z omówieniem podobieństw i różnic.

ZAKRES SZKOLENIA:

1. Stan prawny w zakresie zarządzania i postępowania z dokumentacją tradycyjną i elektroniczną

oraz funkcjonowania archiwów zakładowych/składnic akt (ustawa archiwalna, akty wykonawcze do ustawy).

2. Czynności kancelaryjne wykonywane w modelu EZD –zasady, zakresy odpowiedzialności, organizacja pracy i procesów.

3. Archiwizacja dokumentacji elektronicznej i tradycyjnej oraz zgromadzonej w składach chronologicznych (zakres prac w komórkach organizacyjnych i współpraca z archiwum zakładowym/składnicą akt).

4. Obsługa dokumentacji na poziomie archiwum zakładowego/składnicy akt – zasady obowiązujące w modelu EZD (sposób prowadzenia ewidencji, udostępnianie, skontrum, wycofywanie, porządkowanie).

5. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej.

6. Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwów państwowych.

7. Nadzorowanie podmiotów przez archiwa państwowe – tryb i zasady.

PROGRAM SZKOLENIA:

9.00 – 9.10 Rozpoczęcie szkolenia i sprawy organizacyjne

9.10 – 10.30 Wprowadzenie

• Stan prawny w zakresie postępowania z dokumentacją w podmiotach publicznych

• Systemy wykonywania czynności kancelaryjnych –co to znaczy, gdy podstawowym systemem wykonywania czynności kancelaryjnychjest system EZD?

• Systemu EZD a system tradycyjny – podobieństwa i różnice

• Czy systemy EZD są wdrażane tylko w podmiotach prowadzących archiwa zakładowe?Wymogi prawne, organizacja pracy, zakres realizowanych zadań.

• Systemy dziedzinowe

10.30 – 10.45 Przerwa

10.45 – 13.00 Zasady i organizacja pracy w modelu EZD

• Podstawowy sposób dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw a wyjątki

• Obieg dokumentacji–punkty zatrzymania, określanie ścieżek obiegu dokumentacji, uczestnicy procesów

• Składy chronologiczne i składy informatycznych nośników danych

• Zakresy zadań i odpowiedzialności – zmiana sposobu myślenia

  - punkty kancelaryjne (kancelaria, sekretariat) – jak przyjąć i dokonać wysyłki dokumentów elektronicznych i papierowych; ePUAP, eDoręczenia, KSeF,

  - osoby dekretujące – jakie informacje powinna zawierać treść dekretacji? dekretacje jedno i wielostopniowe; w systemie czy na papierze?

  - pracownicy merytoryczni – wybór właściwych klas z JRWA, rejestracja spraw i prowadzenie akt spraw; teczka elektroniczna a papierowa - koordynator czynności kancelaryjnej –jaka jest rola koordynatora czynności kancelaryjnych dla sprawnego funkcjonowania podmiotu?

  - osoba realizująca zadania archiwum zakładowego/składnicy akt (archiwista)–dwutorowe zarządzanie dokumentacją (w dwóch systemach wykonywania czynności kancelaryjnych i dwóch postaciach dokumentacji)

• Przekazywanie dokumentacji do archiwum zakładowego/składnicy akt– zadania pracowników komórek merytorycznych

  - porządkowanie dokumentacji przekazywanej z komórek organizacyjnych w postaci elektronicznej i papierowej

  - zasady archiwizacji składów chronologicznych i informatycznych nośników danych

  - zasady sporządzania spisów zdawczo-odbiorczych
  

13.00 – 13.15 Przerwa

13.15 – 14.30 Obsługa dokumentacji w archiwum zakładowym/składnicy akt w modelu EZD

• sposób prowadzenia ewidencji w archiwum zakładowym/składnicy akt

• udostępnianie dokumentacji papierowej i elektronicznej

• skontrum dokumentacji zgromadzonej w archiwum zakładowym/składnicy akt

• wycofywanie dokumentacji ze stanu archiwum zakładowego/składnicy akt

• porządkowanie dokumentacji w archiwum zakładowym/składnicy akt

14.30 – 15.00

• Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej w postaci elektronicznej i papierowej– podstawy prawne, tryb, zasady

• Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwów państwowych w postaci elektronicznej i papierowej – podstawy prawne, sposób, zasady

• Nadzorowanie podmiotów przez archiwa państwowe – tryb i zasady

FORMA SZKOLENIA:

Mazowieckie Centrum Doskonalenia Kadr®

Biuro: al. Solidarności 72 lok. 17, 00-145 Warszawa

tel.: 22 636 94 26, 22 636 80 61, tel./faks: 22 831 54 69

Bank Pekao S.A. Oddział w Warszawie 90 1240 6436 1111 0000 4584 9905

NIP: 525-238-23-40; REGON:140809500

e-mail: biuro@mcdk.edu.pl, www.doskonaleniekadr.pl

Szkolenie online. Podczas szkolenia przewidziano czas na dyskusję oraz zadawanie pytań. Przy każdym z

omawianych zagadnień będą przytaczane przez prelegenta tzw. Przykłady z życia wzięte oraz propozycje

dobrych praktyk.

MATERIAŁY SZKOLENIOWE:

Materiały szkoleniowe poza prezentacją zawierać będą: zbiór obowiązujących aktów prawnych w przedmiocie szkolenia, przykładowe rozwiązania wewnętrznych regulacji prawnych związanych z zarządzaniem dokumentacją (m.in. instrukcja kancelaryjna, instrukcja archiwalna, jednolity rzeczowy wykaz akt, procedura użytkowania systemu EZD, zarządzenia wewnętrzne kierownika podmiotu), wizualizacje wzorów formularzy (np. spisu spraw, spisów zdawczo-odbiorczych, wykazu spisów zdawczo-odbiorczych, spisu materiałów archiwalnych przekazywanych do archiwum państwowego, wniosku na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej wraz ze spisem).

WYKŁADOWCA: Trener praktyk. Dyplomowany archiwista specjalizujący się m. in. w obszarze prawa archiwalnego, metodyki pracy archiwalnej oraz zarządzania dokumentacją współczesną (tradycyjną i elektroniczną). Wdrożeniowiec systemów klasy EZD, koordynator czynności kancelaryjnych, koordynator merytoryczny systemu klasy EZD oraz osoba nadzorująca funkcjonowanie kancelarii, punktów kancelaryjnych oraz archiwum zakładowego w jednostkach administracji publicznej. Długoletni pracownik sieci archiwów państwowych. Trener na kursach, szkoleniach

kancelaryjnych i archiwalnych oraz nauczyciel zawodu technik archiwista.

TERMIN: 20 marca 2026 r., w godz. 9:00 – 15:00.

INFORMACJE ORGANIZACYJNE: Chęć uczestnictwa prosimy zgłaszać mailowo biuro@mcdk.edu.pl lub telefonicznie na nr 22 636 94 26 oraz przesłać kartę zgłoszenia mailem: (w przypadku niemożności przesłania skanu karty za pośrednictwem poczty elektronicznej prosimy o przesłanie jej faksem na nr 22 831 54 69). Mail z linkiem do szkolenia zostanie wysłany uczestnikom na 2 dni robocze przed szkoleniem.

PRZY ZGŁOSZENIU POWYŻEJ 2 OSÓB UDZIELAMY RABATU W WYSOKOŚCI 10%.

WYMAGANIA SPRZĘTOWE: Komputer ze stabilnym podłączeniem do Internetu, przeglądarka internetowa (preferowane Chrome, FireFox, Opera, Safari, Edge), głośniki lub słuchawki i mikrofon.

KOSZT: wynosi 580 zł brutto od osoby i obejmuje materiały szkoleniowe w formie elektronicznej wysłane do uczestników szkolenia, przeprowadzenie szkolenia on-line oraz zaświadczenia w formie elektronicznej o uczestnictwie w szkoleniu.

(Przedstawiona powyżej cena dotyczy szkolenia dla administracji publicznej, którego realizacja jest w co najmniej 70% finansowana ze środków publicznych oraz służy podniesieniu kwalifikacji zawodowych uczestników szkolenia. W innym przypadku zastrzegamy sobie prawo do doliczenia 23% stawki podatku VAT.)

Należność prosimy wpłacać na konto: Bank Pekao S.A. Oddział w Warszawie 90 1240 6436 1111 0000 4584 9905 Dla: Mazowieckie Centrum Doskonalenia Kadr; al. Solidarności 72/17, 00-145

Warszawa, z dopiskiem: za szkolenie w dniu 20.03.2026.

Uwaga: Istnieje także możliwość zorganizowania szkolenia obejmującego powyższą tematykę jako szkolenia zamkniętego dla pracowników konkretnego Urzędu w siedzibie Zamawiającego w uzgodnionej cenie i terminie dogodnym dla Zamawiającego.