ZASADY I TRYB PRZEKAZYWANIA KSIĄG STANU CYWILNEGO DO ARCHIWÓW PAŃSTWOWYCH

SZKOLENIE ON-LINE

Adresaci szkolenia: kierownicy i pracownicy urzędów stanu cywilnego

Cel szkolenia: poszerzenie i ugruntowanie posiadanej wiedzy w zakresie stosowania obowiązujących przepisów, omówienie wybranych problemów związanych z przekazywaniem ksiąg stanu cywilnego do Archiwów Państwowych.

Program szkolenia obejmować będzie następujące zagadnienia:

1. Omówienie podstawowych przepisów prawa

·        ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach

(t.j. Dz. U. z 2020 r. poz. 164 oraz z 2025 r. poz. 1173),

·        ustawa z dnia 24 listopada 2014 r. – Prawo o aktach stanu cywilnego

(t.j. Dz. U. z 2025 r. poz. 594 i 1006),

·        rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r.

w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych oraz brakowania dokumentacji niearchiwalnej

(t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 246),

·        rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r.

w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych

(Dz. U. z 2011 r. nr 14, poz. 67).

2. Zasady i tryb przekazywania ksiąg stanu cywilnego

·        różnice pomiędzy przygotowaniem do przekazania ksiąg wytworzonych do 1946 r. oraz po 1946 r.,

·        omówienie podstawowych definicji,

·        zasady paginacji,

·        zasady opisywania jednostek aktowych,

·        przygotowanie spisu zdawczo‑odbiorczego,

·        omówienie układu jednostek aktowych w spisie zdawczo‑odbiorczym,

·        sporządzenie notatki informacyjnej.

3. Prezentacja przykładowych zespołów archiwalnych

·        omówienie na podstawie zasobów dostępnych na stronie internetowej szukajwarchiwach.gov.pl.

4. Podstawowe zasady konserwacji i zabezpieczenia ksiąg stanu cywilnego

5. Przekazywanie dokumentów elektronicznych za pośrednictwem systemu ADE

·        założenie konta jednostki oraz uzyskanie dostępu do portalu pj.ade.gov.pl,

·        logowanie do portalu pj.ade.gov.pl,

·        pobranie certyfikatu,

·        instalacja certyfikatu,

·        zasady typowania ksiąg do przekazania,

·        zamykanie ksiąg,

·        przygotowanie paczek archiwalnych,

·        przekazanie wniosku oraz paczki archiwalnej do archiwów państwowych za pośrednictwem systemu ADE,

·        omówienie przykładowych problemów, które mogą pojawić się w trakcie przekazywania dokumentacji.

6. Odpowiedzi na pytania uczestników

Wykładowca:

Wykładowca praktyk. Od 2007 roku pracuje w Archiwum Państwowym, w Oddziale kształtowania narastającego zasobu archiwalnego. Specjalizuje się w elektronicznym zarządzaniu dokumentacją, wdrażaniu systemów klasy EZD oraz przekazywaniu materiałów archiwalnych za pośrednictwem systemu ADE.

Od 2025 roku wspiera pracowników USC w procesie integracji systemu BUSC z ADE oraz prowadzi instruktaże obejmujące zagadnienia związane z modułem archiwizacji.

Wielokrotnie prowadziła szkolenia z tego zakresu dla pracowników USC.

Istnieje możliwość przekazania organizatorowi (w nieprzekraczalnym terminie do dnia 16 maja 2026 r.) pytań i propozycji zagadnień, które chcielibyście Państwo, aby zostały wyjaśnione w trakcie prowadzonego szkolenia (e-mail: biuro@mcdk.edu.pl).

Termin: 27  maja 2026 r. w godz. 9:00 – 14:30 (w tym dwie przerwy: 10:30 – 10:45; 12:30 – 12:45)

Formuła szkolenia: Szkolenie zostanie przeprowadzone w formie webinaru. Webinar to nowoczesny format szkoleniowy (rodzaj e-learningu) wykorzystujący transmisję audio-wideo w czasie rzeczywistym. Ten format umożliwia pełną interakcję zarówno z prowadzącym jak i z innym uczestnikami szkolenia. Na spotkaniu dostępny będzie czat, na którym można będzie  zabierać głos i zadawać pytania. Na 2 dni przed planowanym szkoleniem, każdej zapisanej osobie przekazany zostanie link do szkolenia, a przed samym szkoleniem przeprowadzone będzie próbne połączenie w celu wyeliminowania ewentualnych problemów.

Wymagania sprzętowe: Komputer ze stabilnym podłączeniem do Internetu, przeglądarka internetowa (preferowane Chrome, FireFox, Opera, Safari, Edge), głośniki lub słuchawki oraz mikrofon.

Koszt: wynosi 540 zł brutto od osoby i obejmuje materiały szkoleniowe w formie elektronicznej wysłane do uczestników szkolenia, przeprowadzenie szkolenia on-line oraz zaświadczenia o uczestnictwie w szkoleniu w formie elektronicznej.

Prosimy zgłosić uczestnictwo  mailem  na biuro@mcdk.edu.pl lub telefonicznie na nr 22 636 94 26, 22 636 80 61 i przesłać mailem lub faksem imienną kartę zgłoszenia na nr 22 831 54 69.

Należność prosimy wpłacać na konto:

Bank Pekao S.A. Oddział w Warszawie 90 1240 6436 1111 0000 4584 9905;

Dla: Mazowieckie Centrum Doskonalenia Kadr, Al. Solidarności 72/17, 00-145 Warszawa, z dopiskiem: za szkolenie USC/ON-LINE. w dn. 27.05.2026 r.